Treść odpowiedzi

odpowiadając na interpelację z dnia 5 czerwca 2020 r. dotyczącą poprawy funkcjonowania Wydziału Komunikacji informuję, że zakres podjętych działań w tej sprawie nie uległ zmianie i sprowadza się do zwiększenia powierzchni użytkowej w celu dodatkowego zatrudnienia pracownika do rejestracji pojazdów, o czym informowano w pismach z 05.09.2019r. i 17.02.2020r. Z uwagi na kierowanie szeregu powtarzających się pytań przedstawiam poniżej szczegółowy opis podjętych działań i okoliczności determinujących zmiany w terminach ich realizacji.

Nadmienić należy, iż pierwsze działania w zakresie przygotowania koncepcji prac modernizacyjnych w pomieszczeniach dotychczas zajmowanych z zakresem dość istotnych, kompleksowych prac remontowych w IV kwartale 2019r. znacznie przekroczyły możliwości finansowe przewidziane na ten cel. Dlatego też z nich zrezygnowano i przyjęto nowe warianty, których realizacja przedstawia się następująco: 1. W styczniu 2020r. podjęto rozmowy z kierownictwem Urzędu Skarbowego w Świnoujściu odnośnie możliwości użyczenia pomieszczeń na potrzeby Wydziału Komunikacji Urzędu Miasta Świnoujście, w wyniku których po opinii Dyrektora KAS otrzymano wstępną zgodę na to przedsięwzięcie. 2. Dokonano (w drodze rozmów telefonicznych) uzgodnień z Państwowo Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. na temat wymagań i możliwości położenia łączy komputerowej sieci logicznej WAN CEPiK w proponowanej lokalizacji. Uzgodniono wystąpienie pisemne po otrzymaniu dokumentu potwierdzającego wynajem pomieszczeń od KAS. 3. W dniach 6 oraz 20 lutego 2020 r. skierowano do właściwych miejscowo KAS pisma o udostępnienie pomieszczeń w ramach najmu lub użyczenia w budynku Urzędu Skarbowego w Świnoujściu przy ul. Pulaskiego 7. 4. W dniu 21 lutego 2020 r. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie władny w tym zakresie udzielił odmownej odpowiedzi na złożony wniosek, przyjmując argumentację sprowadzającą się do założeń, iż wspólne użytkowanie pomieszczeń będzie utrudnieniem w bieżącym działaniu służb skarbowych jak również w przyszłości w przypadku spełnienia zapowiedzi, co do zwiększenia zakresu zadań KAS. 5. W związku z powyższym w dniu 28 lutego 2020 r. podjęto decyzję wdrożenia drugiego z możliwych wariantów zmierzających do poprawy funkcjonalności WKM i skierowano pismo do Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Świnoujściu o zwolnienie dwóch pomieszczeń użytkowanych przez PUP. 6. Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy ustosunkował się do proponowanych zmian lokalowych oraz przystąpił do reorganizacji i przekazania wskazanych pomieszczeń. Termin zwolnienia pomieszczeń ustalony został na 31 marca 2020 r. 7. Z dniem 12.03.2020r. rozpoczął się okres zmian organizacyjnych w placówkach administracji publicznej na skutek ogłoszeń o epidemii koronawirusa SARS-CoV-2 i brakiem możliwości realizacji pewnych zadań zarówno przez jednostki samorządu terytorialnego jak i przedsiębiorców. 8. W dniu 31.03.2020r. wnioskowane pomieszczenia PUP zostały opróżnione i przekazane na potrzeby UM Świnoujście. 9. W kwietniu 2020r. Wojewoda Zachodniopomorski polecił starostom i prezydentom zapewnienie pomocy do wdrożenia działań mających na celu zastosowanie instrumentów wsparcia osobom bezrobotnym i przedsiębiorcom. Na skutek tego wydano Zarządzenie Nr 226/2020 na mocy którego zwalniane przez Powiatowy Urząd Pracy pomieszczenia, zostały przeznaczone na realizację polecenia Wojewody. Wprowadzone działania rządowe wymusiły konieczność obsługi wniosków składanych przez przedsiębiorców celu utrzymania miejsc pracy i ochrony ekonomicznej osób prowadzących działalność gospodarczą. Działanie to realizowane było przy udziale pracowników UM do polowy maja 2020r. 10. W dniu 4 maja 2020 r. opublikowano zapytanie ofertowe na wykonanie projektu przebudowy i zmiany aranżacji części pomieszczeń wydziału, w tym tych udostępnionych przez Powiatowy Urząd Pracy. W związku z tym, Ze złożone oferty znacznie przekroczyły szacunkową wartość zamówienia, zamiast powtórzenia postępowania cenowego podjęto negocjacje z firmą, która złożyła najtańszą ofertę. W wyniku negocjacji zlecono firmie wykonanie koncepcji i projektu przebudowy oraz aranżacji wnętrz. 11. Wstępną koncepcję wykonano po obniżeniu wymogów w zakresie reżimów sanitarnych i przedstawiono do oceny w dniu 29.05.2020 r. Po wniesieniu szeregu uwag, ostateczną wersję otrzymano w dniu 10.06. 2020 r. 12. W dniu 16.06.2020r. skierowano drogą elektroniczną zapytanie ofertowe do wybranych wykonawców w celu wykonania prac zgodnie z przyjęta koncepcją. Termin złożenia ofert cenowych upływa 23.06.2020r. Jeżeli wyłoniony zostanie wykonawca i podejmie się realizacji przedsięwzięcia winno ono nastąpić do 31.07. 2020r. 13. W dniu 15.06.2020r. wyłoniono oferenta na dostarczenie biletomatu do systemu kolejkowego usprawniającego pracę w tym zakresie.

Z przedstawionego powyżej harmonogramu działań wynika, iż zakres i stopień realizacji podjętych przedsięwzięć był zdeterminowany okolicznościami obiektywnymi, niezależnymi od urzędu. Dokonana w złożonej interpelacji ocena czasu niezbędnego na realizację zadania nie uwzględnia w żaden sposób ograniczeń kontaktów bezpośrednich w nowym, obowiązkowym reżimie sanitarnym. Biura projektowe w trakcie pandemii pracowały zdalnie, co wykluczyło w tym czasie możliwość zinwentaryzowania stanu obiektu przed podjęciem działań projektowych. Nadto pierwszeństwo udzielenia pomocy przedsiębiorcom w postaci wypłat świadczeń i pożyczek obsługiwanych przez PUP w pomieszczeniach już wcześniej opróżnionych było zadaniem nadrzędnym, bowiem wiązało się z utrzymaniem miejsc pracy i działalności gospodarczej podmiotów prowadzących działalność w naszym mieście. Nie mogę podzielić zaprezentowanego w interpelacji stanowiska jakoby zmiana przepisów ustawy prawo o ruchu drogowym skróciła termin do dokonania czynności rejestracyjnych w zakresie zbycia lub nabycia pojazdów. To zagrożenie karą pieniężną zobligowało interesantów do przestrzegania terminów ustawowych. Jednak na skutek panującej epidemii termin ten został wydłużony z 30 do 180 dni (do 31.12.2020r.) na mocy ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. Tym samym osoby fizyczne jak i podmioty prowadzące działalność gospodarczą, których przedmiotem są pojazdy mają dłuższy czas na obowiązki wynikające z norm prawa.

Trudno również zgodzić się z zawartym stwierdzeniem w interpelacji, iż załatwianych jest wyłącznie dziennie 15 spraw z zakresu ewidencji pojazdu nabytych lub zbytych oraz z faktem, że tak zorganizowano pracę wydziału, iż koniecznym jest przyjście do urzędu o godzinie 5 rano. Z komunikatu umieszczonego na tablicach informacyjnych, stronie internetowej urzędu, przekazanych lokalnym mediom oraz wywieszonym na drzwiach do WKM (na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2020r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii) wynika, iż z uwagi na reżim sanitarny rejestracja do wydziału odbywa się w drodze telefonicznej w godzinach od 7.30 do 8.00, w wyjątkowych sytuacjach osobiście. Ma to na celu ograniczenie kontaktów bezpośrednich i przychodzenie interesantów na wyznaczone godziny. Trzeba zauważyć, że dużo dokumentów składanych jest w pojemnikach korespondencyjnych do realizacji przez urząd w kolejności zgłoszeń i powiadomienia interesantów o terminie ich odbioru. Są to osoby z grupy zagrożenia, gdzie wskazaniem jest unikanie bezpośrednich kontaktów z uwagi na czas panującej epidemii. Stąd dziennie obsługiwanych jest około 30 osób. Należy wskazać, iż aplikacja komputerowa do rejestracji pojazdów jest dostarczona przez PWPW S.A. i to od jej sprawności i dostępności aktualizacji czas trwania obsługi sprowadza się od 10 do 25 minut na jedną rejestrację. Ustosunkowując się do poruszonego wątku zmiany organizacji pracy wydziału, którą zgłaszała Pani Grażyna Tosnowiec członkini Stowarzyszenia, uprzejmie informuję, iż w ramach rozmów telefonicznych jak i osobistego kontaktu omówiono zgłoszone wątki związane z dostępnością obsługi w wydziale. Na wniosek tej Pani przeorganizowano (do momentu zakończenia prac remontowych i aranżacyjnych) codzienną obsługę osób prowadzących działalność gospodarczą, której przedmiotem jest zbycie lub nabycie pojazdów. Z przykrością jednak muszę stwierdzić, iż oczekiwania wnioskodawczyni sprowadzały się do możliwości zwiększenia obsługi jej osoby co do ilości rejestrowanych w każdym dniu samochodów. Rejestracja w terminach ustawowych opisanych jak wyżej jest jak najbardziej możliwa. Oczekiwania sprowadzają się jednak do postulatów związanych z dochodowością własnej firmy, co skutkować musiałoby ograniczeniem przyjęć mieszkańców w danym dniu na korzyść wyłącznie tej działalności, co w tym przypadku nie może mieć miejsca. Mamy jednak nadzieję, ze z oferowanej i wspólnie wypracowanej formy z poszanowaniem innych uczestników będzie ten przedsiębiorca również korzystać.

Jak wynika z powyższego, obszernego opisu sprawa jest realizowana i powinna mieć swój niedługi finał. Pragnę wskazać, iż problemy związane z dużą ilością rejestracji pojazdów mają swój początek w przyjętych, obowiązujących rozwiązaniach prawnych. Na dziś mogę wskazać, iż Ministerstwo Infrastruktury wraz z resortem cyfryzacji przedstawiło w Sejmie projekt zmiany regulacji prawnych, w tym między innymi w zakresie rejestracji samochodów w drodze on-line, co w przypadku przyjęcia do obowiązywania znacznie zmniejszy obciążenie mieszkańców i przedsiębiorców, i rozwiąże problemy wszystkich wydziałów komunikacji w Polsce, w tym również świnoujskiego wydziału.